Workvivo

Analysoinut Appwesome

Tuntuuko siltä, että työkavereiden kanssa yhteydenpito voisi olla sujuvampaa ja yhteisöllisyys töissä kaipaa pientä boostia? No, minäpä löysin ratkaisun, joka saattaa olla juuri se, mitä etsit! Tässä tulee Workvivo, sovellus, joka lupaa tuoda työyhteisön lähemmäksi toisiaan ja tehdä arjesta hieman mukavampaa.

Ensimmäisen viikon vetovoima

Workvivo on yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus, jonka kehittäjä on Workvivo. Sen idea on tuoda työpaikan keskusteluja ja sisäistä viestintää yhteen ympäristöön. Ensimmäisellä viikolla tällainen paikka tuntuu usein hyödylliseltä juuri siksi, että sinne voi mennä katsomaan, mitä omassa työyhteisössä tapahtuu, sen sijaan että yrittäisi päätellä uutiset irrallisista viesteistä ja käytäväpuheista.

Minulle sovelluksen arvo ei kuitenkaan synny pelkästään siitä, että se näyttää tutulta sosiaaliselta verkostolta. Ratkaisevaa on, löytyykö sieltä sellaista tietoa ja vuorovaikutusta, jota tarvitsen työssäni. Jos yrityksen viestintä on aktiivista ja kollegat osallistuvat, aloittaminen voi tuntua luontevalta. Jos taas sisältöä on vähän, tuttu uutisvirta ei itsessään tee paikasta tarpeellista.

Käytännöllinen ensiviikon tapa on valita seurattavaksi vain sellaisia aiheita ja ryhmiä, joista on oikeasti hyötyä omassa roolissa. Näin aloitus ei muutu kaiken mahdollisen selaamiseksi. Jos työskentelet esimerkiksi eri toimipisteessä kuin suurin osa kollegoista, paikallisen ryhmän ja koko yritystä koskevien tiedotteiden seuraaminen voi auttaa erottamaan arjen kannalta olennaiset asiat yleisestä keskustelusta.

Sovellus on ilmainen, ja sen ikäraja on Vanhempien valvonnassa. Se on saanut keskimäärin 3,6 tähteä noin 4,2 tuhannelta arvioijalta, ja arvioita on kertynyt 715. Näitä lukuja kannattaa lukea taustatietona, ei takeena siitä, että käyttökokemus olisi samanlainen kaikissa yrityksissä: Workvivo on yhteisötyökalu, joten sen sisältö ja hyödyllisyys riippuvat paljon siitä, miten oma työnantaja sitä käyttää.

Mikä ihmeen Workvivo?

Aloitetaanpa perusteista. Workvivo on työntekijöiden yhteisösovellus, joka yhdistää kollegat toisiinsa, vaikka he olisivat eri puolilla maailmaa. Kyseessä on ikään kuin yrityksen oma sosiaalinen verkosto, jossa voi jakaa ajatuksia, juhlia saavutuksia tai vaikka vain lähettää virtuaalisen peukun työkaverille, joka ansaitsee kiitosta.

Ensiaskeleet Workvivon maailmassa

Kun avasin sovelluksen ensimmäistä kertaa, minut toivotettiin tervetulleeksi selkeällä ja helposti navigoitavalla käyttöliittymällä. Kirjautuminen oli vaivatonta, ja pian löysin itseni tutkimasta erilaisia ominaisuuksia. Kiva juttu oli, että heti alkuun sain valita kiinnostuksen kohteeni ja liittyä erilaisiin ryhmiin, jotka tuntuivat juuri minulle sopivilta.

Keskustelut ja uutisvirta muistuttavat hieman Facebookia, mutta ne ovat työpaikan kontekstiin mukautettuja. Täällä voi esimerkiksi jakaa projektipäivityksiä, uusia ideoita tai vaikka hauskan meemin, joka piristää kaikkien päivää.

Kuukaudesta toiseen syntyvä hyöty

Kun alkuinnostus laskee, tärkeimmäksi kysymykseksi nousee, palaanko sovellukseen siksi, että se säästää vaivaa tai auttaa pysymään mukana. Workvivon kaltaisessa sisäisessä yhteisössä toistuva hyöty voi tulla siitä, että tärkeä tiedote, kollegan kysymys ja onnistumisen huomioiminen löytyvät samasta työpaikan keskustelutilasta. Tämä ei tarkoita, että jokaisen pitäisi lukea kaikkea: käyttö on järkevintä, kun seuraa vain omaan työhön liittyviä keskusteluja ja tarkistaa yleiset uutiset sopivana hetkenä.

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: olet etänä ja huomaat aamulla, että toimipisteessä on muuttunut jokin käytännön järjestely. Jos tieto ja sitä koskeva keskustelu julkaistaan Workvivossa, voit lukea tiedotteen ja kysyä tarkennuksen samassa yhteydessä sen sijaan, että etsisit oikeaa henkilöä eri kanavista. Työpäivän aikana voit puolestaan huomata kollegan onnistumisen ja antaa siitä tunnustusta. Tällaiset pienet, konkreettiset käynnit ovat uskottavampi syy säilyttää sovellus käytössä kuin pelkkä satunnainen selailu.

Erityisesti hajautetulle tai eri vuoroissa toimivalle työyhteisölle yhteinen keskustelupaikka voi helpottaa sitä, että ihmiset näkevät toistensa työn muutenkin kuin kokouksissa. Toisaalta jos tiimi on pieni ja kaikki tieto kulkee jo suoraan keskustellen, sovellus voi tuntua ylimääräiseltä pysäkiltä. Olennaista on miettiä, täydentääkö se nykyistä viestintää vai vain toistaa saman viestin uudessa paikassa.

Yhteisöllisyyttä ja tunnustusta

Yksi suosikkijutuistani Workvivossa on "tunnustukset". Voit antaa kollegalle kiitosta ja tunnustusta hyvin tehdystä työstä. Se on kuin virtuaalinen taputus selkään, ja kuka nyt ei sellaista kaipaisi? Tällaiset pienet eleet voivat merkittävästi parantaa työpaikan ilmapiiriä ja lisätä yhteisöllisyyttä.

Toinen kätevä ominaisuus on sisäisten uutisten jakaminen. Yrityksen sisäiset tiedotukset tavoittavat kaikki, ja samalla voi vaikka kommentoida tai esittää kysymyksiä suoraan julkaisun alle.

Arjen ylläpito ja viestinnän rajat

Jotta Workvivo pysyy hyödyllisenä, oman käytön ylläpito kannattaa pitää kevyenä. Ryhmiä ei tarvitse liittymisen jälkeen seurata loputtomasti, vaan voi aika ajoin arvioida, tuoko kukin niistä työpäivään olennaista tietoa. Sama pätee ilmoituksiin: jos jokainen keskustelun päivitys keskeyttää työn, yhteisö alkaa helposti tuntua meluisalta. Minusta toimivin tapa on käyttää sovellusta tarkoituksellisesti, ei pitää sitä jatkuvasti auki vain varmuuden vuoksi.

Sisäisen tiedotteen kommentointi on kätevää silloin, kun kysymys kiinnostaa muitakin ja vastaus auttaa koko työyhteisöä. Henkilökohtaiset, kiireelliset tai arkaluonteiset asiat eivät kuitenkaan aina kuulu julkiseen keskusteluketjuun. Silloin suora yhteys oikeaan henkilöön tai organisaation tavallinen virallinen kanava on parempi valinta. Workvivo voi tuoda keskustelun lähemmäs tiedotetta, mutta se ei poista tarvetta valita viestille sopivaa paikkaa.

Myös uutisvirran laatu vaikuttaa pitkän aikavälin käyttöön. Jos tärkeät ilmoitukset, kevyet kuulumiset ja projektikeskustelut sekoittuvat toisiinsa, käyttäjä joutuu tekemään enemmän työtä olennaisen löytämiseksi. Työnantajan tapa järjestää ja ylläpitää sisältöä on siksi iso osa kokemusta. Käyttäjänä voin rajata omaa osallistumistani, mutta en yksin ratkaista sitä, onko yhteisön viestintä selkeää ja säännöllisesti hoidettua.

Integraatiot ja käytännöllisyys

Workvivo ei jää pelkästään itsenäiseksi sovellukseksi. Se integroituu näppärästi useisiin muihin työkaluihin, kuten Slackiin ja Microsoft Teamsiin. Tämä tekee sovelluksesta erityisen käytännöllisen, sillä tietoja ei tarvitse siirrellä manuaalisesti eri alustojen välillä.

Lisäksi älypuhelin- ja selainversiot toimivat saumattomasti yhteen, joten pääset käsiksi tarvittaviin tietoihin paikasta riippumatta. Oli sitten kyseessä aamukahvi kotona tai lounastauko toimistolla, sovellus kulkee aina mukanasi.

Mihin Workvivo sopii paremmin kuin tavalliset vaihtoehdot?

Tavallinen tiimiviestisovellus on usein parhaimmillaan nopeassa, työn tekemiseen liittyvässä keskustelussa: kysymys, vastaus ja jatkotoimi löytyvät samasta ketjusta. Sähköposti taas toimii hyvin, kun viesti pitää lähettää rajatulle joukolle tai siitä halutaan selkeästi tunnistettava tiedote. Workvivon vahvuus on erilainen: se sopii paremmin yhteisön kuulumisiin, laajempaan sisäiseen viestintään ja kollegoiden näkyväksi tekemiseen. Jos yrityksessä on jo käytössä Slack tai Microsoft Teams, Workvivoa ei kannata pitää niiden automaattisena korvaajana, vaan lisätilana silloin, kun työpaikan yhteinen keskustelu tarvitsee oman painopisteensä.

Käytännössä ratkaiseva vertailukysymys on, missä työntekijät jo lukevat viestejä. Jos uusi julkaisu vaatii aina erillisen käynnin eikä sisältöä löydy muutenkaan muista työvälineistä, osa ihmisistä saattaa jäädä ulkopuolelle. Jos taas yhteisön uutiset ja tunnustukset ovat luontevasti esillä Workvivossa ja muut työkalut hoitavat tehtäväkeskustelut, roolijako voi olla selkeä. Integraatioiden mainitseminen ei yksin takaa, että jokainen yritys rakentaa työnkulun samalla tavalla; kannattaa selvittää omalta työnantajalta, mitkä asiat on tarkoitus hoitaa missäkin kanavassa.

Mikä tekee Workvivosta erityisen?

Monet työkalut lupaavat helpottaa työpäivää, mutta harvat niistä tekevät sen näin inhimillisellä otteella. Workvivo on suunniteltu tuomaan ihmiset lähemmäksi toisiaan, ei vain suorittamaan tehtäviä. Se on kuin digitaalinen olohuone, jossa työkaverit voivat kohdata ja keskustella vapaasti.

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja monet mukautettavat ominaisuudet tekevät sovelluksesta monipuolisen työkalun, joka sopii moneen eri tarpeeseen. Jopa ne, jotka eivät ole teknisesti orientoituneita, löytävät tiensä helposti tämän sovelluksen parissa.

Mistä pitkäaikainen väsymys voi syntyä?

Yhteisösovelluksen ongelma ei useinkaan ole yksi yksittäinen toiminto vaan se, että työpaikan kanavia kertyy liikaa. Jos sama tiedote jaetaan useassa paikassa, käyttäjä alkaa arvailla, mikä versio on ajantasainen. Jos taas Workvivossa julkaistaan paljon kevyttä sisältöä mutta vähän omaan työhön liittyvää, sovellus voi jäädä nopeasti taka-alalle. Tässä suhteessa aktiivisuus ei yksin ole onnistumisen mitta: tärkeämpää on, että työntekijä löytää nopeasti sen, minkä vuoksi hän avasi sovelluksen.

Käyttäjän kannattaa myös muistaa, että työyhteisön sosiaalinen tila ei sovi kaikille samalla tavalla. Osa arvostaa näkyvää keskustelua ja julkista kiitosta, kun taas toinen haluaa pitää huomion työtehtävissä ja hoitaa yhteydenpidon suoraan kollegoiden kanssa. Tunnustus voi tuntua lämpimältä eleeltä, mutta jos se muuttuu velvollisuudeksi tai näkyväksi suoritukseksi, sen alkuperäinen arvo heikkenee. Siksi suosittelen käyttämään ominaisuuksia aidon tarpeen mukaan, ei vain siksi, että sovelluksessa on niille oma paikka.

Päivitysversio 7.716 ja vähintään Android 9 -käyttöjärjestelmä kertovat, millaiselle Android-laitteelle sovellus on tarkoitettu, mutta ennen asentamista tarkistaisin silti oman yrityksen ohjeet ja käytössä olevan kirjautumistavan. Tämä on työpaikan yhteisöpalvelu, joten hyöty edellyttää käytännössä sitä, että työnantaja on ottanut sen osaksi viestintää. Jos etsit itsenäistä kuluttajasovellusta, johon kuka tahansa voi liittyä omien tuttujensa kanssa, tämä ei ole oikea valinta.

Loppusanat

Jos etsit keinoa parantaa yhteisöllisyyttä työpaikallasi ja haluat lisätä tiimisi keskinäistä vuorovaikutusta, Workvivo on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Se yhdistää ihmiset ja auttaa luomaan positiivista työilmapiiriä, mikä on arvokasta jokaiselle organisaatiolle. Joten miksi et antaisi Workvivolle mahdollisuutta tuoda lisää iloa ja yhteisöllisyyttä työpäivääsi?

Oma pitkäaikainen arvioni on silti ehdollinen: sovellus ansaitsee paikkansa puhelimessa silloin, kun se tarjoaa toistuvasti hyödyllisiä yritysuutisia, keskusteluja tai aitoja tapoja huomioida kollegoita. Se ei ole yhtä tarpeellinen jokaiselle työntekijälle, eikä se yksin korjaa hajanaista sisäistä viestintää. Jos työnantajasi käyttää sitä johdonmukaisesti ja pitää sisällön selkeänä, Workvivo voi jäädä luontevaksi osaksi työarkea myös ensiviikon jälkeen. Jos sisältö ei kosketa omaa työtä tai samat asiat hoituvat jo paremmin muualla, on perusteltua käyttää toista kanavaa ja jättää tämä vähemmälle.